Koronavirusun markalara və trendlərə necə təsir etdiyi barədə əvvəlki yazılarda komanda üzvlərimiz fikirlərini bölüşüb. Bu yazıda isə Koronavirusun təsirindən deyil, Layihə menecerlərinin layihəyə təsirindən danışmaq istəyirik. Şirkət rəhbərləri danışacağımız məqamlara diqqət edərək layihə menecerlərində bu keyfiyyətlərin olub-olmamasına nəzər yetirməli, əgər komanda daxilində layihə meneceri yoxdursa, işə götürmə zamanı bu xüsusiyyətlərin olmasına önəm verməlidirlər.

Elə isə başlayaq :)

İlk öncə onu deyim ki, bəlkə də bəziləri hələ də bir layihə menecerini işə götürməyin lazımsız bir xərc olduğunu düşünürlər. Çox vaxt insanlar layihə menecmentinin nə olduğunu da dəqiq bir şəkildə bilmirlər. Düşünürlər ki, işləri görən komandaya sadəcə məlumatı ötürə və özümüz idarə edə bilərik. Belə olduqda daha asan və daha ucuz olacağı ehtimal olunur. Lakin gözləntilər hər zaman reallıq ilə üst-üstə düşmür. Effektiv şirkətlər isə layihə menecmentinin dəyərini anlayıb, yüksək nailiyyətlər əldə edirlər.

Layihənin effektiv idarə olunması, vaxtı, büdcəsi və həcmi haqqında məlumat vermək, həmçinin komanda və müştəriləri birləşdirmək layihə menecerinin əsas vəzifəsidir.

İstedadlı bir layihə menecerinə sahib olmaq həqiqi layihə müvəffəqiyyətinin ilk addımıdır, lakin bir layihənin nəticəsinə daha çox töhfə verən digər vacib amillər də var. Bir layihənin uğur qazanması üçün diqqətli planlaşdırma, detala diqqət və effektiv ünsiyyət tələb olunur. Beləliklə, layihənin idarə edilməsinə təsir edən bir neçə amilə aşağıda nəzər yetirək:

Müəyyən edilmiş planlaşdırma. Effektiv layihə rəhbərliyi nəyin, nə vaxt və necə çatdırılacağına dair düzgün gözləntilərin olmasını təmin edir. İstənilən layihə meneceri şirkət və müştəri arasında əldə edilə bilən ən uyğun müddət və mərhələlər barədə danışıqlar aparmağı bacarmalıdır. Layihə menecerləri üçün mövcud mənbələri lazımi vaxt cədvəli ilə təhlil edə və balanslaşdıra bilmək və real vaxt cədvəlini təyin etmək çox vacibdir. Düzgün idarəetmə olmadan, layihələr gec və büdcədən artıq çatdırıla bilər ki, bu da şirkətin istənilən hədəfə çatmasında maneələr yarada bilir.

İdarəetmə. Uğurlu layihə rəhbərləri yüksək keyfiyyətli liderlərdir. Onlar layihələrə düzgün istiqamət verirlər. Layihə idarəçiliyindəki liderlik komandaya ən yaxşı işlərini görməyə imkan verir, bütün komanda üzvlərini ən yaxşı nailiyyətlər üçün ruhlandırır. Yaxşı liderlər kimi, onlar prosesi həyata keçirmək və hər kəsin komandada olmasına cavabdehdirlər.

Öz təcrübəsindən öyrənmək. Hətta ən uğurlu layihə menecerini pis vərdişlər həvəsdən sala bilər. Layihələr təqdim edərkən eyni səhvləri iki dəfə etməməyimiz vacibdir.

Layihədən sonrakı rəylər nəyin yaxşı getdiyini və nəyin yaxşı getmədiyini düşünmək üçün faydalıdır. Növbəti layihə üçün nəyin fərqli edilməli olduğunu başa düşməyə kömək edirlər. Bu rəylər olmadan komandalar tez-tez eyni səhvləri etməyə davam edəcəklər.

Düzgün vaxtın müəyyən edilməsi. İşin təhvil verilmə müddətinin müəyyən edilməsi bir layihənin necə idarə olunduğunu müəyyən edən əsas cəhətlərdən biridir. Deadline-ın itirilməsi komanda üçün pis təəssürat yarada bilir. Ancaq bir layihəni son tarixdə tamamlamaq keyfiyyətə güzəştə getmək demək deyil. Həm zamandan xəbərdar olmalı, həm də keyfiyyətə diqqət yetirməlisiniz. Layihədə ciddi müştərilər və ya maraqlı tərəflər üçün qısa bir müddət varsa, layihə meneceri əvvəlcədən mümkün olan əngəllərə qarşı diqqətli olmalı və keyfiyyətli məhsul və ya xidmətlərin vaxtında çatdırılmasını təmin etmək üçün müvafiq tədbirləri görməlidir. Nəinki menecer, eyni zamanda komanda üzvləri də həll yollarının dərhal axtarılması üçün problemlə qarşılaşdığı anı əngəlləməlidirlər.

Layihə planını tez və effektiv şəkildə qura biləcəyiniz və dəqiq bir təhvil verilmə tarixini təyin edə bilməyiniz üçün əvvəllər tamamlanmış layihələri gələcək layihələriniz üçün şablon kimi istifadə edə bilərsiniz. Bu yolla nəinki hər dəfə yeni bir layihə yaratmaqla bağlı olan əlavə işlərdən azad ola, həmçinin şablon layihəsini nə qədər tez istifadə etsəniz, dəqiq vaxt və büdcə təxminlərini təyin etmiş olursunuz. Zamanla proseslərinizi təkcə inkişaf etdirməyəcəksiniz (qiymətləndirmələrinizlə daha dəqiq olmağınız və müştəri gözləntilərini müəyyənləşdirmək), həm də bütün layihə iştirakçıları arasında əlaqəni inkişaf etdirəcəksiniz.

Büdcə. Büdcə bir layihənin inkişafını və idarə olunmasını təyin edən daha bir vacib amildir. Büdcə yüksək olduqda, layihənin başa çatması üçün günlərin sayı daha çox olur və ona ayrılan mənbələrin sayı da çox olur. Belə vəziyyətlərdə tələsməyin, əksinə resurslardan maksimum istifadə etməklə ən keyfiyyətli məhsul və ya xidmətlər təqdim etməyə tam diqqət yetirin. Ancaq büdcə azdırsa, mənbələrin olmaması, vaxtın olmaması və pul kimi məhdudiyyətlərlə tənzimləmək məcburiyyətindəsiniz. Bu da sizin və qrupunuzun stres səviyyəsinin artması deməkdir ki, bu zaman da keyfiyyətə güzəştə gedə bilməzsiniz. Çox işləmiş komanda üzvlərinizi yaxşı performanslarına görə təşviq etməklə və səylərini mükafatlandırma yolu ilə tanımaqla motivasiya etməli ola bilərsiniz.

Komanda üzvləri. Layihə üzrə hər tapşırığa düzgün insanları təyin etmək və birlikdə çalışdıqlarına əmin olmaq vacibdir. Bundan əlavə, ən uğurlu nəticəni əldə etmək üçün bütün komanda tamamilə məlumatlandırılmalı və cəlb edilməlidir ki, bu da kommunikasiyanın paralel olmasını göstərir.

Hər kəsin onlayn olması və bir məlumat mərkəzindən istifadə etmələri üçün bir proqramdan istifadə edə bilərsiniz. Bitrix24, Project.co, Insightly, Capsule  və s. kimi prqramlar təkcə layihə planlarını idarə etməyə imkan vermir, həm də komanda üzvlərinə tapşırıqlar üzrə deadline-lar təyin etmənizə imkan verəcəkdir.

Güclü kommunikasiya. Detallara yaxından baxmaq və kənar məlumat mənbələrini müəyyən etmək bir layihənin uğur qazanması üçün çox vacibdir. Komanda daxilində açıq ünsiyyət saxlamaq mütləq vacibdir. Müəyyən bir cədvəl altında işləyərkən komandanın məlumatlı qalması da önəmli faktordur. Bir layihənin bir hissəsində problem yaranarsa, digər hissələrə də mənfi təsir göstərə bilər. Güclü kommunikasiya problemlərin yaranmasının qarşısını almağın ən yaxşı yoludur. Ünsiyyət də şirkət daxilində yönəldilməlidir. Əgər bu edilməyibsə, onda bir komanda əvvəllər baş vermiş səhvləri təkrarlaya bilər.

Yaxşı ünsiyyətə nə vaxt “yox” deməyin də bilinməsi daxildir. Layihə komandası heç vaxt çatdıra bilmədikləri bir şeyə söz verməməlidir. Başlanğıcda yox deməklə, sonradan yaranacaq çox sayda lazımsız problemdən xilas ola bilərsiniz. Komandanızın nə edə biləcəyi və nə vaxt edə biləcəyi barədə həmişə dürüst olun.

Biz əsas olanları bölüşdük. Tətbiqini isə sizə həvalə edirik :)

Müəllif: Səmra Novruzova